Privacybeleid voor werving bij TJIP B.V.
Publicatiedatum: 01-10-2025
Via deze verklaring willen wij de sollicitanten informeren hoe wij binnen TJIP de persoonsgegevens verwerken ten behoeve van ons sollicitatieproces en de werving- en selectieactiviteiten. Wij hanteren hierbij de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Door gebruik te maken van onze producten en/of diensten stem je in met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als een sollicitant via het intranet en/of de vacaturepagina van TJIP solliciteert, zal er informatie over de sollicitant worden verzameld. De persoonsgegevens van de sollicitant vormen een essentieel onderdeel in processen en procedures van de sollicitatieprocedure.
Uitgangspunten tijdens het sollicitatieproces bij TJIP
Elke sollicitant heeft recht op een eerlijke kans op aanstelling. Dit betekent gelijke kansen bij gelijke geschiktheid. TJIP bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid door weloverwogen en billijke gronden tot stand gekomen, voor de functie. Er wordt geen onderscheid gemaakt vanwege godsdienst, levensovertuiging, politieke overtuiging, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap of chronische ziekte, arbeidsduur (voltijd- of deeltijdwerk) of soort contract (vast of tijdelijk).
Waar worden de gegevens voor gebruikt
Persoonsgegevens die door de sollicitant aan TJIP worden verstrekt naar aanleiding van een vacature, worden uitsluitend door de afdeling HR gebruikt in het systeem AFAS en Teamtailor met als doel een effectief en efficiënt sollicitatieproces. Persoonsgegevens die door de sollicitant aan TJIP worden verstrekt naar aanleiding van een Job alert worden alleen gebruikt voor wervingsdoeleinden, wat inhoudt dat men een mail ontvangt wanneer een vacature vacant komt binnen de functiegroep waarvoor de Job alert is aangemaakt. TJIP gebruikt de persoonsgegevens binnen het sollicitatieproces met als doel de communicatie met de kandidaat. Daarnaast worden de gegevens gebruikt voor het registreren, opzoeken, raadplegen en rapporteren.
Gegevens die wij verwerken
Wij verwerken van sollicitanten de volgende gegevens:
- Naam, adres, woonplaats, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer en emailadres
- Gegevens over gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages
- Gegevens over de functie
- Gegevens over het arbeidsverleden en over de einddatum van de huidige baan
- Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de sollicitant zijn verstrekt of die de sollicitant bekend zijn.
Wanneer de sollicitant in dienst komt bij TJIP, verwerken wij in de personeelsadministratie en salarisadministratie van de aspirant-medewerker daarbij nog de volgende gegevens:
- Bankgegevens
- Burgerservicenummer
- Nationaliteit en geboorteplaats
- Burgerlijke staat en eventueel naam partner voor tenaamstelling
- Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies
- Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet, zoals een kopie van een paspoort.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
- Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst
- De uitvoering of toepassing van wetgeving
- Voor een gerechtvaardigd belang van de organisatie (bijvoorbeeld in het geval van een juridische procedure).
Verstrekking aan anderen
De gegevens worden uitsluitend verstrekt aan derden die betrokken zijn bij het sollicitatieproces. Dit zijn:
- Afdeling HR
- Leidinggevenden van de betreffende afdeling
- Collega’s die betrokken zijn in het wervingsproces
Persoonsgegevens van sollicitanten worden uitsluitend gedeeld met personen die niet direct betrokken zijn bij het sollicitatieproces, indien de sollicitant hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
Bewaartermijn van jouw gegevens
Wij bewaren de gegevens van de sollicitant niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij de gegevens verwerken. Voor zover er wettelijke bewaartermijnen gelden, nemen wij deze termijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer de organisatie daar een gerechtvaardigd belang bij heeft (bijvoorbeeld bij een juridische procedure). De gegevens van de sollicitant worden door TJIP bewaard gedurende de sollicitatieprocedure. Na het afronden van de sollicitatieprocedure zullen de gegevens van de sollicitant nog maximaal 1 jaar worden bewaard, tenzij de sollicitant uitdrukkelijk anders heeft aangegeven.
Social media
Op deze website zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of te delen op sociale netwerken. Deze knoppen bevatten een code die wordt aangeleverd door de sociale media zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie. In de privacyverklaring van Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, YouTube (welke regelmatig kunnen wijzigen) kun je lezen wat zij met je persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.
Rechten sollicitant
Als sollicitant heb je een aantal rechten, zoals:
- Het recht op informatie over de sollicitatieprocedure en redenen van afwijzing
- Privacy en vertrouwelijke behandeling van persoonlijke gegevens
- Inzage in jouw gegevens of een kopie van alle gegevens die in AFAS en Teamtailor zijn opgenomen
- Informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens
- Informatie te laten corrigeren die feitelijk onjuist is
- Onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt
- (Bepaalde) gegevens van jou te laten verwijderen
- Bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens
- Toestemming voor het gebruik van jouw gegevens in te trekken
- Ons te vragen jouw gegevens over te dragen aan een andere partij, voor zover dit technisch mogelijk is
- Een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.
Verplichting van de sollicitant om gegevens te verstrekken
Als wij persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden verwerken, is de sollicitant verplicht de gevraagde gegevens te verstrekken. Als de sollicitant weigert deze gegevens de verstrekken, kan dat betekenen dat wij de sollicitatieprocedure moeten beëindigen, de sollicitant niet in dienst kunnen nemen of dat de sollicitant geen gebruik kan maken van bepaalde voorzieningen.
Beveiligen van persoonsgegevens
De beveiliging van persoonsgegevens is bij TJIP goed geregeld. Wij voldoen aan de vereiste informatiebeveiligingsstandaarden en kennen daarmee en passend beschermingsniveau. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkingsovereenkomst. Daarin zijn bepalingen opgenomen over de beveiliging van de gegevens en over hoe te handelen bij een (vermoeden van een) datalek.
Contact
Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens, kun je contact opnemen met de afdeling HR (recruitment@tjip.com). Datum en aanpassing privacyreglement TJIP behoudt zich het recht om dit privacyreglement aan te passen. Dit privacyreglement is van 1 oktober 2025.
